Print

Evenementenloket: aanvraag toelatingen

Meldingsplicht

Wie van plan is om iets te organiseren in onze stad moet dit aanvragen via het evenementenformulier. Via dit formulier wordt de evenementencel van de stad op de hoogte gebracht van de georganiseerde activiteit. Er wordt dan nagegaan of voor deze activiteit bijkomende (veiligheids)maatregelen getroffen moeten worden en welke stedelijke vergunningen er noodzakelijk zijn.

Wat mag je momenteel organiseren?

Evenementen binnen

Publiek toegankelijke evenementen, culturele en andere voorstellingen, en congressen die binnen plaatsvinden zijn verboden.
Het gebruik van tenten en overdekte ruimten om publiek te ontvangen is verboden in het kader van evenementen. Onder overdekte ruimte wordt elke ruimte begrepen afgeschermd van mogelijke weersinvloeden door middel van een dak, een plafond, een doek of elk ander middel of oppervlak waarvan gebruik wordt gemaakt om een gelijkaardig resultaat te verkrijgen, onafhankelijk van het aantal open zijkanten. Overdekte ruimten zijn met name de tenten, prieeltjes, luifels, parasols... die bedoeld zijn om mensen te beschutten, en kerstmarktkramen die groot genoeg zijn om publiek te ontvangen.

Evenementen buiten

Bij het professioneel uitoefenen van horeca-activiteiten tijdens evenementen dienen de minimale horecaregels te worden nageleefd, onverminderd de toepasselijke protocollen:

  • de uitoefening van deze horeca-activiteiten is verboden tussen 23 uur en 5 uur ‘s morgens;
  • maaltijden en dranken kunnen tussen 23 uur en 5 uur ‘s morgens niet worden aangeboden om af te halen en te leveren;
  • een maximum van zes personen per tafel is toegestaan, kinderen tot en met 12 jaar niet meegeteld. Personen die onder hetzelfde dak wonen mogen ongeacht hun aantal een tafel delen;
  • enkel zitplaatsen aan tafel of aan de toog zijn toegestaan;
  • elke persoon moet aan de eigen tafel of aan de toog blijven zitten;
  • de uitbater informeert de klanten, personeelsleden en derden tijdig en duidelijk zichtbaar over de geldende preventiemaatregelen;
  • de uitbater stelt middelen voor de noodzakelijke handhygiëne ter beschikking van het personeel en de klanten;
  • de uitbater neemt de gepaste hygiënemaatregelen om de inrichting en het gebruikte materiaal regelmatig te desinfecteren;
  • de uitbater zorgt voor een goede verluchting;
  • de openbare ruimten, met inbegrip van de terrassen in de openbare ruimte, worden georganiseerd overeenkomstig de voorschriften bepaald door de lokale overheden;
  • het personeel draagt een mondmasker;
  • de klanten, wanneer zij niet aan tafel of aan de toog zitten, dragen een mondmasker.

Ook de minimale regels en de protocollen van toepassing op inrichtingen die behoren tot de culturele, feestelijke, sportieve, recreatieve en evenementensector, gelden voor het overige.

Het dragen van een mondmasker is verplicht (vanaf 6 jaar) bij alle evenementen, zowel voor het publiek als voor de medewerkers en organisatoren, ongeacht de grootte van het evenement, en ongeacht of het evenement plaatsvindt met of zonder CST.

Daarnaast gelden verschillende bijkomende regels naargelang het evenement met/zonder CST plaatsvindt.

Buiten zonder CST

Publiek toegankelijke evenementen, met inbegrip van kerstmarkten en winterdorpen, culturele en andere voorstellingen, en congressen die buiten plaatsvinden in een niet-overdekte ruimte, zijn enkel toegelaten voor een publiek van maximum 100 personen, medewerkers en organisatoren niet meegeteld, indien geen gebruik wordt gemaakt van het Covid Safe Ticket.
De organisator neemt de passende maatregelen zodat de regels van de social distancing kunnen worden gerespecteerd, in het bijzonder het behoud van 1,5 meter afstand tussen elk gezelschap, en is verantwoordelijk voor de crowd control. Het dragen van een mondmasker is verplicht. Een maximum van één bezoeker per 4 m² van de voor het publiek toegankelijke vloeroppervlakte is toegelaten.

 

Buiten met CST

Het maximale aantal van 100 personen buiten zoals hierboven vermeld kan enkel worden overschreden wanneer gebruik wordt gemaakt van het Covid Safe Ticket.
Evenementen mogen buiten in een niet-overdekte ruimte worden georganiseerd voor een publiek van minimum 100 personen en van maximum 75.000 personen per dag, medewerkers en organisatoren niet meegeteld, mits voorafgaande toelating van de bevoegde gemeentelijke overheid en met gebruik van het Covid Safe Ticket. Een maximum van één bezoeker per 4 m² van de voor het publiek toegankelijke vloeroppervlakte is toegelaten. Wanneer 100 of meer bezoekers op eenzelfde moment aanwezig kunnen zijn, moet een éénrichtingsverkeersplan worden opgesteld, met afzonderlijke in- en uitgangen. Het dragen van een mondmasker is verplicht, ook tijdens het dansen.

Een evenement met een publiek van minder dan 100 personen buiten kan eveneens worden georganiseerd met gebruik van het CST, mits de organisator de bezoekers daarvan voorafgaand informeert.

De aankomstzone tot het evenement wordt zodanig georganiseerd dat de regels van de social distancing kunnen worden gerespecteerd. Op het evenement zelf gelden geen social distancingregels maar wel een mondmaskerplicht.

Opgelet!

Het volstaat niet om enkel het (online) evenementenformulier in te dienen.

Elke organisator moet ook een draaiboek toevoegen waarin duidelijk vermeld staat hoe de richtlijnen, die van toepassing zijn op het evenement, concreet toegepast zullen worden. Indien je het online evenementenformulier gebruikt, moet je dit draaiboek in rubriek G opladen. Als er voor je evenement geen specifieke regels gelden dan vermeld je dit in het draaiboek.

Te veel aanvragen komen last minute of onvolledig binnen. Het evenementenformulier moet ten laatste 30 dagen voor aanvang van de activiteit aan ons bezorgd worden, tesamen met het draaiboek met de concrete praktische invulling van de activiteit en de covid-maatregelen die je eventueel treft. Aanvragen die te laat of onvolledig toekomen, worden niet meer behandeld. Er wordt dus geen toelating gegeven voor deze evenementen.