Aanvraagformulier evenementen

DEEL 1. ALGEMENE INFORMATIE
INFORMATIE EVENEMENT
naam vereniging/firma of persoon
A. INFORMATIE ORGANISATOR
Contactpersoon/verantwoordelijke
Deze persoon moet minstens 18 jaar oud zijn.
00.00.00-000.00
Aanduiden wat past
Aanduiden wat past
B1. DETAILINFO ALGEMEEN EVENEMENT
Soort locatie
Datum en uren evenement
:
:
Opbouw en afbraak evenement
:
:
Doelgroep
Geef een korte omschrijving van het evenement en zoveel mogelijk informatie over het programma. Omschrijf de exacte locatie zo nauwkeurig mogelijk (vb. Buurtfeest op straat ter hoogte van huisnr. X tot huisnr. Y).
B2. DETAILINFO SPORTEVENEMENT
Datum en uur
:
:
Plaats evenement
Doelgroep
Bewegwijzering
Een voorbeeldexemplaar wordt bijgevoegd
Bestanden moeten kleiner zijn dan 30 MB.
Toegestane bestandstypen: gif jpg jpeg png pdf.
Plan of aanduiding straten
Verplicht bijvoegen van - ofwel een digitaal plan met aanduiding van de route - ofwel een opsomming van de straten van de route.
Bestanden moeten kleiner zijn dan 30 MB.
Toegestane bestandstypen: gif jpg jpeg png txt rtf pdf doc docx odt.
Seingevers
personen
DEEL 2. DETAILINFORMATIE
A.MUZIEK

Bepaalde locaties mogen vanaf 1 januari 2013 maar een beperkt aantal activiteiten toelaten met een hoog decibel-niveau. Voorwaarden www.lne.be/geluidsnormen-voor-muziekactiviteiten

Wordt er muziek gespeeld?
:
:
max. tot 03.00 uur, behalve met oudejaarsavond (31/12) kan er aangevraagd worden tot maximum 05.00 uur
B. ETEN EN DRINKEN
Sterke dranken: alle alcoholische dranken die meer dan 1,2 % gedistilleerde alcohol bevatten en alle dranken, ook niet-gedistilleerd, met een alcoholpercentage van meer dan 22 %. Gemixte dranken of cocktails worden beschouwd als ‘sterke dranken’.Geen sterke dranken: bieren, wijnen, mousserende, andere gegiste dranken en tussenproducten zoals porto, sherry en martini.
Wordt er eten aangeboden?
Rekening houdend met de geldende retributie- of belastingsreglementen.
:
:
C. VERKEERSVEILIGHEID EN TOEGANKELIJKHEID
Parkeerverbod/verkeersmaatregelen
Rekening houdend met de geldende retributie- of belastingsreglementen.
:
:
Geef een omschrijving van waar parkeerverbod en/of andere verkeersmaatregelen gevraagd worden.
Zijn er extra initiatieven genomen als parkeergelegenheid voor bezoekers?
Parking voor wagens
personen
D. ALGEMENE VEILIGHEID EN PREVENTIE
Brandveiligheid
Vuurwerk/kanonschoten
:
:
Verplicht toevoegen van plan met aanduiding van een locatie.
Bestanden moeten kleiner zijn dan 30 MB.
Toegestane bestandstypen: gif jpg jpeg png txt rtf pdf doc docx odt.
Open vuur/verbranding
:
:
Verplicht toevoegen van plan met aanduiding van een locatie.
Bestanden moeten kleiner zijn dan 2 MB.
Toegestane bestandstypen: gif jpg jpeg png txt rtf pdf doc docx odt.
Brandbestrijdingsmiddelen
Is er security aanwezig?
personen

Organiseert u zelf de security voor uw evenement? Dan moet u bijgevoegd formulier invullen en mee opsturen als bijlage.

Laadt hier uw ingevuld document terug op.
Bestanden moeten kleiner zijn dan 12 MB.
Toegestane bestandstypen: pdf doc docx.
Namen + rijksregisternummers van deze personen moeten verplicht toegevoegd worden.

Bij risico-evenementen zoals carnavalstoeten, auto- of motorcross, muziekfestival, dient  er een veiligheidsplan opgemaakt te worden. Indien dit opgelegd wordt, zal de organisator op de hoogte worden gesteld.

E. UITLEENMATERIAAL
Uitleenmateriaal
Duid aan welk materiaal je nodig hebt. Rekening houdend met de geldende retributie- of belastingsreglementen.
1 nadar is 2,5 m lang Nadar nodig voor verkeerssignalisatie moet hier niet vermeld worden.
Bestanden moeten kleiner zijn dan 30 MB.
Toegestane bestandstypen: gif jpg jpeg png pdf.

De stad heeft 2 podia ter beschikking. Het podium wordt steeds door gemeentepersoneel geplaatst.

Elk podium wordt standaard geplaatst met een afmeting van 7,2 m x 7,2 m.

Eén podiumelement is 2,4 m op 1,2 m.

Er is één overkapping voor één podium van 7,2 m op 7,2 m.

Elektriciteitskast/marktkast
Rekening houdend met de geldende retributie- of belastingsreglementen.
:
:
F. OPMERKINGEN
Heb je nog extra informatie of gegevens die je ons wil meedelen? Noteer ze hieronder.
Bestanden moeten kleiner zijn dan 2 MB.
Toegestane bestandstypen: gif jpg jpeg png bmp pdf doc.
G. COVID19 - EXTRA DOCUMENTEN
Elke organisator moet een draaiboek toevoegen waarin duidelijk vermeld staat hoe de richtlijnen, die van toepassing zijn op het evenement, concreet toegepast zullen worden. Indien het CERM verplicht is (> 200 personen OF op de openbare weg), moet dit ook, in de vorm van een certificaat, samen met de aanvraag ingediend worden.
Bestanden moeten kleiner zijn dan 30 MB.
Toegestane bestandstypen: gif jpg jpeg png bmp pdf doc docx.
Bestanden moeten kleiner zijn dan 30 MB.
Toegestane bestandstypen: gif jpg jpeg png bmp pdf doc docx.

Waarvoor dient dit formulier?

Via dit formulier wordt de evenementencel van de stad op de hoogte gebracht van de georganiseerde activiteit. Hierdoor wordt er nagegaan of voor deze activiteit bijkomende (veiligheids)maatregelen getroffen moeten worden en welke stedelijke vergunningen er noodzakelijk zijn.

Opgelet: Organisatoren van wielerwedstrijden moeten hun aanvraag voortaan vroeger indienen, verplicht gebruikmakend van het aanvraagformulier. De organisator dient tenminste veertien weken vóór de datum van de wedstrijd bij de burgemeester een aanvraag tot vergunning in, bij voorkeur digitaal en uiteraard VOLLEDIG ingevuld. Bij wedstrijden in lijn moet deze aanvraag sowieso digitaal worden ingediend. (KB van 28 juni 2019 tot reglementering van de wielerwedstrijden en van de alle-terreinwedstrijden.)

Wanneer dien ik dit formulier in?

Bezorg dit formulier ten laatste 30 dagen voor aanvang van de activiteit. Bij een kortere termijn bestaat het risico dat bepaalde vergunningen niet worden afgeleverd.

Waar dien ik het formulier in?

Het formulier is ook beschikbaar op www.scherpenheuvel-zichem.be/evenementenloket.

Op de website vind je meer informatie over het organiseren van openbare activiteiten.

Welke weg volgt dit formulier?

De aanvraag wordt besproken op het wekelijks overleg tussen de veiligheidsdiensten en de Burgemeester. De organisator kan uitgenodigd worden op een bijeenkomst van de veiligheidscel om het evenement toe te lichten en/of knelpunten te bespreken.
Politie en brandweer worden met dit formulier automatisch op de hoogte gebracht.
Je ontvangt steeds schriftelijke bevestiging van het stadsbestuur.

Promotie evenement

Het is raadzaam te wachten op de toelatingen alvorens te starten met de promotie van het evenement/activiteit. Surf naar www.uitdatabank.be en maak uw activiteit gratis bekend. Op deze manier wordt uw activiteit gepubliceerd op www.uitinscherpenheuvel-zichem.be en www.uitinvlaanderen.be. Ook de regionale pers maakt gebruik van deze activiteitenkalender. Voer uw activiteit best 4 weken op voorhand in.

Rekening houdend met de geldende retributie- of belastingsreglementen.

Het stadsbestuur vraagt een retributie voor het huren van een podium, nadar en signalisatiemateriaal. Mogelijk zijn er ook andere belastingen of retributies van toepassing op jouw activiteit. Een overzicht van alle belastings- en retributiereglementen vind je op www.scherpenheuvel-zichem.be/retributiereglementen en www.scherpenheuvel-zichem.be/belastingreglementen Voor elke belasting of retributie zal je na de activiteit een factuur ontvangen.

Door de gegevens op dit formulier in te vullen geeft u uw toestemming om de persoonsgegevens te verwerking in kader van deze dienstverlening volgens de geldende wetgeving. Lees meer over de privacyverklaring en de bescherming van je persoonsgegevens op www.scherpenheuvel-zichem.be/privacy.